Cómo preparar tu empresa para el DeCA antes de octubre 2026

El DeCA llega el 5 de octubre de 2026

El 5 de octubre de 2026 es la fecha límite. A partir de ese día, todo transporte público de mercancías por carretera debe contar con el DeCA en formato digital. No hay periodo de gracia adicional.

El Ministerio de Transportes ha sido explícito:

“No está prevista ninguna fase adicional más allá del 5 de octubre donde no se sancione.” (Fuente: transportes.gob.es)

Plan de acción en 5 pasos

1. Evalúa tu situación actual

Pregúntate:

¿Quién genera hoy la documentación de transporte?
¿Trabajas con transportistas propios o subcontratados?
¿Cuántos transportes realizas al día?
¿Tienes sistema de registro de transportes?

2. Entiende tus responsabilidades

Si eres cargador contractual:

Eres responsable de generar el DeCA
Debes conservar el DeCA mínimo 1 año
Si generas el DeCA, quedas eximido si el transportista no lo lleva a bordo

Si eres transportista efectivo:

Debes añadir la matrícula del vehículo
Debes llevar el DeCA a bordo durante el transporte
El documento se cierra automáticamente al final del día de emisión

3. Elige una herramienta digital

Necesitas una herramienta que:

Genere PDFs nativos con código QR
Proporcione URL HTTPS para cada DeCA
Permita al transportista añadir la matrícula desde el móvil
Guarde un registro de auditoría (timestamp, URL, log)
No requiera certificado digital ni instalación

4. Forma a tu equipo

Cargadores y transportistas deben entender:

Cargadores: cómo generar el DeCA y por qué es importante
Transportistas: cómo escanear el QR y añadir la matrícula
Ambos: las consecuencias de no cumplir (401-600 € por infracción)

5. Empieza antes de octubre

No esperes al último momento. Razones:

Aprende a usar la herramienta antes de que sea obligatorio
Detecta problemas en tu operativa
Evita el pánico de octubre
Ahorra dinero en sanciones

Calendario recomendado

Mes	Acción	Entregable
Julio 2026	Evalúa tu situación y elige herramienta	Informe de necesidades, selección de plataforma
Agosto 2026	Implementa la herramienta y forma al equipo	Plataforma configurada, equipo formado
Septiembre 2026	Prueba con transportes reales	Al menos 20 DeCA emitidos, feedback del equipo
Octubre 2026	DeCA obligatorio — ya estás preparado	Operativa completa con DeCA

Plan de acción detallado

El plan de acción en 5 pasos es una guía general, pero cada empresa tiene necesidades diferentes. A continuación, se detallan los aspectos más importantes de la preparación.

Checklist de preparación por rol

Para facilitar la organización, cada rol dentro de la empresa tiene una lista de verificación específica:

Para el cargador contractual

Identificar todos los transportes que requiere DeCA según los criterios del art. 2 FOM/2861/2012
Designar un responsable de emisión de DeCA
Configurar la herramienta digital de generación
Verificar que los datos del transportista (nombre, NIF, domicilio) están actualizados
Establecer un proceso de verificación de datos antes de generar cada DeCA
Configurar el almacenamiento digital con conservación mínima 1 año (art. 9, Orden FOM/2861/2012)
Formar a todo el equipo de logística y despacho

Para el transportista efectivo

Verificar que tiene formación en el manejo de documentos digitales
Probar el escaneo del QR con el propio dispositivo móvil
Confirmar que la URL del DeCA es accesible sin autenticación
Aclarar la ventana de cierre para el cierre automático
Verificar la retención de copias del DeCA durante al menos 1 año

Paso 1: identificar qué operaciones necesitan DeCA

No todos los transportes necesitan DeCA. Las operaciones que deben generar DeCA son aquellas que cumplen con todos estos criterios:

Transporte público de mercancías por carretera
Realizado en territorio español
No encuadrado en las exenciones del art. 2 FOM/2861/2012 (transporte privado complementario, mudanzas, grúas, paquetería pequeña)

Si tu empresa realiza solo transportes de exención, no necesita generar DeCA. Si realiza una mezcla de transportes, solo los que no están exentos necesitan el documento.

Paso 2: asignar responsabilidades

Dentro de tu organización, asigna un responsable de generación de DeCA:

Responsable de emisión: la persona que introduce los datos y genera el DeCA
Responsable de verificación: la persona que confirma que los datos son correctos antes de enviar el QR al transportista
Responsable de conservación: la persona que verifica que los DeCA se guardan correctamente y se conservan al menos 1 año
Responsable de formación: la persona que se asegura de que todo el equipo conoce los procedimientos

Paso 3: elegir una herramienta de generación

Las características que debe tener la herramienta son:

Generación de PDF nativo con código QR visible
URL HTTPS accesible sin autenticación
Cierre automático al final del día de emisión
Almacenamiento digital con conservación mínima 1 año
Compatible con navegadores modernos (Chrome, Firefox, Safari, Edge)
Funcional en móvil y escritorio
Sin necesidad de certificado digital

Paso 4: testear con transportes reales

Antes de octubre, realiza al menos 20 transportes con el DeCA real para:

Detectar errores en los datos que se introducen
Medir el tiempo que tarda el proceso completo (desde la generación hasta el cierre)
Verificar que el transportista puede escanear el QR correctamente
Confirmar que el cierre automático funciona si el transportista no actúa

Paso 5: documentar el proceso interno

Crea un documento interno que describa el flujo de generación de DeCA:

Qué datos se necesitan para cada tipo de transporte
Qué persona genera el DeCA y cómo se hace
Qué se hace si el transportista no escanea el QR
Cómo se conservan los DeCA emitidos
Qué se hace si se detecta un error en un DeCA ya emitido

”Espero a septiembre para empezar”

Septiembre es tarde. Si hay problemas técnicos o de formación, no tendrás tiempo de solucionarlos.

”Ya tengo carta de porte, no necesito más”

La carta de porte y el DeCA son documentos diferentes. Necesitas ambos.

”Mi empresa es pequeña, no me afecta”

La obligación es para todo transporte público de mercancías, sin importar el tamaño.

”El transportista se encargará”

El cargador contractual es responsable de generar el DeCA. Si no lo generas, no puedes acogerte a la exención del art. 7.1.

Lista de comprobación de preparación

¿He evaluado cuántos transportes realizo al día?
¿Soy cargador contractual, transportista o ambos?
¿He elegido una herramienta digital para generar DeCA?
¿He formado a mi equipo sobre el DeCA?
¿He probado la herramienta con transportes reales?
¿Sé cómo guardar el registro de auditoría?
¿Entiendo las sanciones por incumplimiento?

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no preparo mi empresa a tiempo? El 5 de octubre de 2026 es la fecha límite. No hay periodo de gracia. Si un inspector para tu camión después de esa fecha sin DeCA, la sanción se aplica de inmediato (401-600 € por transporte individual).

¿Puedo generar el DeCA en papel y escanearlo? No. El DeCA debe ser un PDF nativo digital, generado directamente por una aplicación informática. Un PDF creado escaneando un papel no cumple los requisitos técnicos de la Resolución BOE-A-2026-12784.

¿Necesito certificado digital para generar el DeCA? No. La Resolución BOE-A-2026-12784 establece que la firma de los documentos de control administrativo no es obligatoria. El documento es válido por su estructura y trazabilidad, no por una firma.

¿Qué pasa si el transportista no añade la matrícula? El DeCA se cierra automáticamente al final del día de emisión. El cargador queda protegido porque puede demostrar que emitió el documento. La matrícula es un dato que corresponde al transportista según el art. 7.3 de la FOM/2861/2012.

¿El DeCA se necesita para transporte internacional? Sí, para el tramo español del transporte. El CMR es obligatorio para el tramo internacional (convenio internacional), pero el DeCA se requiere cuando el transporte se realiza por carretera española, independientemente del destino final.

¿Quieres preparar tu empresa para el DeCA? Solicita una demo y te ayudamos a implementar el sistema en tu operativa.