Quién debe emitir el DeCA: cargador o transportista

Respuesta corta: cualquiera de los dos, y el que figure tiene que ser el real

El artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012 enumera los sujetos obligados a formalizar el documento de control:

a) El transportista efectivo, titular de la autorización a cuyo amparo se realiza materialmente el transporte.
b) El cargador contractual, quien contrata directamente con el transportista efectivo el transporte del envío.

Los dos. La norma no designa un único responsable de pulsar el botón, así que puede emitirlo cualquiera de ellos. Lo que sí reparte es la responsabilidad sobre el contenido, y eso está en el artículo 7:

El cargador contractual responde de la inexactitud o falta de: a) nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador; b) nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo; c) lugar de origen y destino del envío; d) naturaleza y peso de la mercancía.
El transportista efectivo responde de: e) autorización especial de circulación, si procede; f) fecha de realización del transporte; g) matrícula del vehículo.

De ahí sale la regla práctica: cada parte aporta los datos que conoce. Quien contrata el porte conoce el origen, el destino y la mercancía; quien conduce conoce la matrícula y la fecha. Y el artículo 6.a exige que en el documento figure el nombre, NIF y domicilio del cargador contractual — es decir, de quien contrató el transporte, no de quien rellenó el formulario.

¿Qué pone el transportista?

El transportista efectivo responde de:

e) Autorización especial de circulación (si procede)
f) Fecha de realización del transporte
g) Matrícula del vehículo

Son datos que el transportista conoce cuando carga la mercancía. Por eso el flujo natural es:

Cargador genera el DeCA con sus datos
Entrega el QR al transportista
Transportista escanea y añade la matrícula
Documento se cierra inmutable

El flujo natural de datos del DeCA

El DeCA se construye con un flujo de datos que refleja la realidad operativa del transporte. Este flujo no es arbitrario: está diseñado para que cada parte aporte únicamente los datos que conoce y puede verificar en el momento de la operación.

Fase 1: datos del cargador

El cargador contractual conoce estos datos porque los genera en su operativa diaria:

Su propia razón social, NIF y domicilio (datos fiscales de la empresa)
La dirección exacta del punto de recogida (sabe dónde está su almacén o el punto de carga)
La naturaleza de la mercancía (sabe qué está cargando)
El peso y número de bultos (se obtiene de la báscula o del inventario del almacén)
El destino del envío (se indica en la orden de transporte)

Estos datos son los que el cargador introduce en la plataforma al generar el DeCA.

Fase 2: datos del transportista

El transportista efectivo conoce estos datos porque los verifica en el momento de la carga:

Su propia razón social y NIF (los introduce el cargador, pero el transportista los confirma)
La matrícula del vehículo que realiza el transporte (la introduce el transportista al escanear el QR)
La fecha de realización del transporte (se registra automáticamente al escanear)
La autorización especial de circulación (si procede: transporte ADR, dimensiones especiales, etc.)

Estos datos se incorporan al DeCA cuando el transportista escanea el QR y cierra el documento.

Fase 3: cierre y registro

Una vez completados todos los datos, el documento se cierra de forma inmutable. En este punto:

Timestamp de emisión: se registra la fecha y hora exacta de generación del DeCA
Timestamp de cierre: se registra la fecha y hora en que el transportista añadió la matrícula
URL única: se asigna un identificador único al documento, accesible mediante la URL del QR
Log de auditoría: se registran todas las acciones realizadas sobre el documento

Este registro es lo que permite al cargador acreditar su exención de responsabilidad si la inspección detecta que el transportista no llevó el documento a bordo.

¿Qué pasa si el DeCA lo emite el transportista?

Es perfectamente legal: el artículo 4 también le obliga a él. Cada vez es más habitual, sobre todo en flotas pequeñas, porque es el transportista quien está delante del cliente y a veces tiene la herramienta cuando el cargador no la tiene.

Ahora bien, si eliges que lo emita él, hay dos cosas que debes controlar:

Que tus datos sean exactos, porque la responsabilidad de a) y b) es tuya (art. 7.2): si el NIF o el domicilio del cargador salen mal, la sanción es para ti aunque el documento lo haya rellenado otro.
Que te llegue tu ejemplar, porque el artículo 8 exige dos: uno en poder del cargador contractual y otro en poder del transportista efectivo, que además debe llevarlo a bordo. Ese ejemplar es tu prueba de emisión si un día te para la inspección y el documento no va en el camión (art. 7.1).

La conclusión cambia poco —lo prudente sigue siendo emitirlo tú, porque controlas tus datos y te queda el registro—, pero el motivo no es que el transportista no pueda: es que la responsabilidad sobre tus datos no se delega.

La exención que protege al cargador

El artículo 7.1 dice:

“Salvo que el cargador contractual pruebe que el documento fue emitido, en cuyo caso éste será eximido de responsabilidad.”

Esto significa:

Si tú generas el DeCA → tienes registro de emisión → quedas eximido si el transportista no lo lleva a bordo
Si no lo generas → no tienes prueba → la sanción es para ti también

Qué cuenta como “prueba de emisión”

Para acogerte a la exención, necesitas demostrar que emitiste el DeCA. Esto incluye:

Timestamp de creación: fecha y hora exacta de generación
URL del documento: enlace HTTPS al DeCA
Log de auditoría: registro de quién creó el documento
Prueba de entrega: confirmación de que el transportista recibió el QR

Un sistema digital te proporciona todo esto automáticamente. Un papel no.

Ejemplo práctico

Sin sistema DeCA:

El cargador confía en que el transportista “se encarga”
El transportista no genera el DeCA
En inspección: el cargador no tiene prueba de emisión
Resultado: multa para ambos (401-600 € cada uno)

Con sistema DeCA:

El cargador genera el DeCA desde su sistema
Tiene timestamp + URL + log de auditoría
El transportista no lleva el documento a bordo
Resultado: el cargador queda eximido (art. 7.1)

Qué ocurre si el cargador no genera el DeCA

La situación más habitual de incumplimiento es la que el cargador no genera el DeCA y espera que el transportista se encargue. Esta práctica es muy arriesgada:

El cargador no genera el DeCA y el transportista tampoco

En este escenario, ambos son sancionables: el cargador por no cumplir con su obligación de generar el documento (art. 7.2 de la Orden FOM/2861/2012) y el transportista por no portarlo (art. 7.3). La sanción de 401 a 600 € se aplica a cada parte por cada transporte sin DeCA.

El cargador genera el DeCA pero el transportista no lo presenta

Si el cargador genera el DeCA y puede acreditarlo (con timestamp, URL y log de auditoría), queda eximido de responsabilidad (art. 7.1). Solo se sanciona al transportista, que recibe una multa de 401 a 600 € por no portar el documento.

El transportista escanea el QR pero no añade la matrícula

En este caso, el transportista ha cumplido parcialmente su obligación. Si el sistema cierra automáticamente el DeCA al terminar el día de emisión, el documento queda registrado con la matrícula del último vehículo conocido. Ante una inspección, el inspector verificará si la matrícula coincide con la del vehículo detenido. Si coincide, no hay sanción. Si no coincide, se sanciona al transportista.

Cómo protegerse como cargador

Como cargador, las medidas más efectivas para protegerse son:

Genera el DeCA siempre: no esperes a que el transportista lo genere
Guarda prueba de emisión: timestamp, URL, log de auditoría
Comparte el QR con el transportista correcto: verifica que el QR llega al transportista efectivo que va a realizar el transporte
Usa un sistema digital: el papel se pierde, el digital tiene trazabilidad
Forma a tu equipo: el personal de almacén debe saber que el DeCA se genera antes de cada carga, no después

Casos especiales

Subcontratación

Cuando el cargador subcontrata a un transportista, sigue siendo responsable de generar el DeCA. El artículo 7 no distingue entre transporte propio y subcontratado.

Transporte urgente

En transportes urgentes, el cargador debe generar el DeCA antes de que el camión salga. No hay excepción por urgencia.

Múltiples transportistas

Si trabajas con varios transportistas, cada operación de transporte necesita su propio DeCA: uno por transportista y por servicio.

Lo que sí puede agruparse es una misma ruta con varias entregas en un único DeCA, al amparo del apartado Sexto de la Resolución de 5 de junio de 2026. Tienes las condiciones explicadas en DeCA con varias entregas: una ruta, un solo documento.

Preguntas frecuentes sobre quién debe emitir el DeCA

¿Puede el transportista generar el DeCA?

Sí: el artículo 4 de la Orden FOM/2861/2012 obliga a formalizar el documento tanto al transportista efectivo como al cargador contractual. Si lo emite él, es importante que tus datos fiscales sean exactos (nombre, NIF y domicilio: la responsabilidad del art. 7.2 sigue siendo tuya) y que te haga llegar tu ejemplar, porque el artículo 8 exige dos copias.

¿Qué pasa si el transportista genera el DeCA pero se equivoca en los datos?

Si el documento lo emite el transportista con tus datos y estos son inexactos, la responsabilidad del dato sigue siendo tuya (art. 7.2 de la Orden FOM/2861/2012). Por eso pídele siempre copia: el artículo 8 obliga a que tengas tu ejemplar, y esa copia es tu prueba de emisión.

¿Cuánto tiempo tiene el transportista para escanear el QR?

El transportista tiene hasta el final del día de emisión para escanear el QR y añadir la matrícula. Si no lo hace en ese plazo, el sistema cierra automáticamente el DeCA.

¿Puedo generar un DeCA para varios transportes a la vez?

Depende de si son operaciones distintas o entregas de la misma ruta. Varios servicios con transportistas distintos necesitan un DeCA cada uno. Una ruta multi-parada (una recogida, varias entregas, mismo día) sí puede emitirse como un único DeCA con las entregas numeradas dentro, según el apartado Sexto de la Resolución de 5 de junio de 2026 — con las condiciones que explicamos en DeCA con varias entregas.

¿Qué pasa si el transportista escanea el QR pero no añade la matrícula?

Si el transportista escanea el QR pero no añade la matrícula, el sistema cierra automáticamente el DeCA al terminar el día de emisión. El documento queda registrado con la matrícula del último vehículo conocido. Ante una inspección, el inspector verificará si la matrícula coincide con la del vehículo detenido.

¿El DeCA y la carta de porte son el mismo documento?

No. El DeCA y la carta de porte son documentos distintos y complementarios. El DeCA es un documento de control administrativo obligatorio por ley, mientras que la carta de porte es el contrato de transporte según la Ley 15/2009. Necesitas ambos documentos.

Si eres transportista y tus clientes te están preguntando si te encargas tú del documento, lo tienes paso a paso en Emitir el DeCA por tus clientes.

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